Polskie Forum Synology

Cześć.
Szukam programu do elektronicznej archiwizacji dokumentów na własne potrzeby.
Obecnie wygląda to tak że każdy dokument wpinany jest w segregator i ląduje na półkę (półka, segregator i dokument są ponumerowane).

Z racji tego, że dokumentów jest już kilka segregatorów i szukanie konkretnego dokumentu trwa, mimo opisów na segregatorach myślałem nad wdrożeniem jakiegoś elektronicznego archiwum. Dokumentów raczej mało, ok 10/30 na miesiąc, ale już się trochę na przestrzeni lat zebrało.

Główne założenia:

• praca jednostanowiskowa
• program typu offline (nie jakiś web w chmurze)
• możliwość zdefiniowania nazewnictwa/numerowania półek
• możliwość nazewnictwa/numerowania segregatorów
• numerowanie/nazewnictwo poszczególnych dokumentów
• w przypadku dokumentów skanowanych (OCR) możliwość wyszukiwania po frazie
• tagowanie dokumentów (umowy, listy, etc.)
• system retencji (rozumiem to tak że dodając dokument, zaznaczam po jakim czasie mogę go zniszczyć, po zadanym czasie system informuje mnie że jest X dokumentów i mogę je usunąć na zasadzie: usunięcia z elektronicznego archiwum i wskazuje mi jakie dokumenty z konkretnych półek i segregatorów mogę wyjąć i zniszczyć)
• oczywiście jakieś filtry, wyszukiwanie itp.
• możliwość generowania jakiś etykiet abym mógł naklejać na półkę, segregator, dokument (ale to jako dodatkowa możliwość)

Macie coś polecić? Myślałem o budżecie np. 250 zł rocznie lub jednorazowo nie więcej niż 1000 zł?
Może synek ma jakiś pakiet?

A Excel nie wystarczy? Bez problemu można to zrealizować, dodatkowa zaleta to elastyczność - każdy, nawet najlepszy program nigdy nie jest idealny. W Excelu jak już się zbuduje sensowną bazę to można tabele/wykresy przestawne porobić, dorzucić hiperłącza do zeskanowanych plików i inne cuda. Spróbować nie zawadzi, to nie jest dużo pracy. Można też użyć Accessa, ale to już ciut trudniejsze, za to jest jedna baza (też elastyczna), z którą można się łączyć Excelem w dowolnej lokalizacji.

Tu jest program magazynowy: http://www.lomag.pl/InstrukcjaDokumenty/ - działa na darmowej bzie SQL, niedrogi, nawet w miarę konfigurowalny, niestety niepozbawiony wad. Osobiście wybrałbym jednak Excela.

Zrobiłem Ci na szybko w MS ACCESS 2016...

-dodawanie załączników graficznych,
-dodawanie tekstu OCR,
-szukanie po OCR
-segregator/półka/nazwa dokumentu